Nous regardons le travail d'abord
La raison pour laquelle un entrepôt se méfie d'une ligne de réquisition figure rarement dans le mandat. Nous la trouvons sur le plancher, auprès des gens qu'on blâme quand un camion est mal chargé.
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Shiploose Les réquisitions de matériel, hors du tableur
Un fabricant de construction modulaire au Québec faisait passer chaque demande de matériel entre ses chantiers et son entrepôt dans un tableur partagé. Nous avons conçu et construit l'application qui l'a remplacé, du premier atelier jusqu'à la mise en service.
Le problème
Un tableur tenait toute la chaîne d'approvisionnement
Un chantier avait besoin de matériel, alors quelqu'un exportait une liste de pièces, la collait dans un classeur partagé, tapait une description de mémoire et faisait suivre le fichier. Chaque étape était un endroit pour perdre de l'information, et l'entrepôt était le dernier à l'apprendre.
- Exports manuels
- Copier-coller entre feuilles
- Descriptions écrites à la main
- Codes de pièces manquants
- Manques dont personne n'était responsable
L'impact
Chaque erreur dans ce fichier était absorbée par l'entrepôt, et l'entrepôt l'apprenait en dernier.
Ce qui a changé
Avant et après
Chaque rangée est quelque chose que nous avons vu mal tourner dans le tableur, et ce que l'application en fait à la place.
Dans le tableur
Dans Shiploose
Les descriptions étaient tapées à la main, alors une pièce voyageait sous plusieurs noms.
Les lignes viennent d'une seule liste d'articles approuvée, avec le code attaché.
Une livraison partielle fermait la rangée quand même, et le reste vivait dans la mémoire de quelqu'un.
Chaque ligne indique ce qui a été demandé et ce qui est arrivé, et tout manque reste ouvert.
L'approbation était un courriel, ou rien, et plus tard personne ne pouvait dire qui avait accepté.
Chaque approbation est une action dans l'appli, et la piste reste sur le dossier.
Ajouter une ligne à une demande en cours voulait dire une nouvelle version du fichier.
Les changements s'attachent à la réquisition qui est déjà en mouvement.
Les équipes téléphonaient au bureau pour un statut, parce que le fichier restait sur un bureau là-bas.
L'état, le véhicule et la date sont sur la réquisition, avec son historique.
Flux de travail
Statuts de réquisition et de livraison
Une réquisition passe par les statuts ci-dessous, et la livraison qui la porte en a 4 qui lui sont propres. Chaque statut est horodaté et attribué, de sorte que l'écran indique où en est une commande. L'interface est en français, parce que c'est la langue que lisent les équipes.
En attente
En attente
Levée sur le chantier, dans la file d'approbation.
Confirmée
Confirmée
Approuvée par le chargé de projet.
En préparation
Préparation
L'entrepôt tire les articles.
Prêt
Prêt
Préparé, en attente d'un véhicule.
En route
En transit
Sur une livraison, avec le véhicule nommé.
Livrée
Livrée
Signée sur le chantier, quantité par quantité.
Livrée, incomplète
Quand moins arrive que ce qui a été demandé, la livraison se ferme comme incomplète plutôt que comme faite, et quelqu'un doit décider ce qui arrive de la différence.
Manques et retours
Les deux sont des dossiers à part entière, pas une note dans un champ commentaire. Une quantité en souffrance reste en souffrance jusqu'à ce qu'elle parte.
Ce que nous avons construit
Dans l'application
Chaque demande de matériel est un seul dossier, travaillé par le chantier qui l'a levée, le gestionnaire qui l'a approuvée, l'entrepôt qui l'a préparée et le chauffeur qui l'a livrée.
Tableau de bord et file d'approbation
Le tableau de bord s'ouvre sur des compteurs: demandes en attente d'approbation, demandes en préparation, livraisons complétées ce mois-ci et demandes en retard sur leur date requise. La file d'approbation est juste à côté, pour qu'un gestionnaire puisse la vider sans changer d'écran.
Liste des réquisitions avec recherche et filtres
Chaque demande dans un tableau, avec le projet, la personne qui l'a levée, la date à laquelle le matériel est requis sur le chantier et le nombre de lignes encore en souffrance. Filtrer par projet, statut ou date remplace les appels qui répondaient aux mêmes questions.
Détail de réquisition avec preuves photo
Chaque ligne consigne la quantité demandée, la quantité préparée et la quantité reçue sur le chantier, avec des photos attachées au chargement et de nouveau à la réception. Une livraison contestée se règle en regardant le dossier plutôt qu'en échangeant des souvenirs, et l'historique des changements montre qui a fait quoi.
Livraisons groupées et bons de livraison
Un véhicule qui part vers un chantier porte souvent plusieurs demandes à la fois. L'entrepôt groupe celles qui sont prêtes, assigne le véhicule, et l'application émet un seul bon de livraison pour le chargement. Le réceptionnaire signe à l'arrivée et chaque demande du chargement prend son statut de la livraison.
Calendrier de planification des livraisons
Le calendrier affiche un mois à la fois, chaque jour coloré selon le statut de ses livraisons, avec les chargements du jour sélectionné listés à côté. Quand 2 véhicules sont déjà prévus au même chantier le même jour, le planificateur le voit avant d'en réserver un troisième.
Rapports de livraison et exports
Les filtres projet, statut et plage de dates se combinent, et les totaux pour livraisons, articles et quantités se recalculent avec eux. Tout résultat à l'écran peut être exporté pour la personne qui l'a demandé.
Ces écrans viennent d'un environnement de démonstration. Les projets, personnes, quantités et photos y sont inventés. Aucune donnée client n'apparaît sur cette page.
Comment nous l'avons mené
Le mandat, phase par phase
Nous n'avons pas chiffré la construction avant d'avoir compris le travail. La première phase est un ensemble d'ateliers qui produisent une spécification écrite, le processus cible et un plan pour tout ce qui suit.
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Analyse et planification
Avant tout devisAteliers avec les gens qui font le travail: superviseurs de chantier, chargés de projet, achats et entrepôt. Nous avons cartographié le processus tel qu'il fonctionnait et tel qu'il devrait fonctionner, et nous avons mis les deux par écrit.
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Conception et construction
Par étapesL'interface est venue d'abord et a été revue avec les gens sur le chantier et à l'entrepôt. Chaque partie de l'application est entrée en usage réel avant que la suivante commence.
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Tests et acceptation
Avant qu'un chantier le voieLeur propre personnel a mené les tests d'acceptation contre un plan écrit, y compris les chemins qui échouent: un fournisseur qui ne livre jamais, un chargement qui arrive en manque.
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Lancement et soutien
Mise en service et aprèsNous avons accompagné l'équipe pendant les premières semaines, quand arrivent les cas limites que personne n'avait prévus, et lui avons remis la documentation et un plan de soutien.
Le résultat
Le matériel arrive comme il a été commandé
L'entrepôt charge ce que le chantier a demandé, et le bureau peut répondre de n'importe quelle livraison sans téléphoner à personne
Pour les équipes
Du matériel demandé depuis le bâtiment où ils se tiennent, et un statut pour lequel ils n'ont pas à téléphoner.
Pour l'entrepôt
Une liste à préparer qui est sortie de la demande elle-même, et des manques qui restent visibles jusqu'à ce qu'ils partent.
Pour le bureau
Un registre de qui a approuvé quoi, sur quel projet, et des rapports que personne n'a à reconstruire à la main.
À vous
Si un tableur fait tourner votre opération
La plupart des entreprises que nous rencontrons en ont un: le fichier dont tout le monde dépend et que personne ne croit. Le remplacer est un travail ordinaire, et ça tourne mal de façons prévisibles.
Vous obtenez une spécification avant un prix
La phase d'analyse produit la spécification écrite, le processus cible et le plan. Si vous vous arrêtez là, tout cela vous appartient.
Vos gens le signent
Les équipes et l'entrepôt le testent avant qu'il arrive sur un chantier, et nous restons présents pendant les premières semaines, quand les vrais cas limites apparaissent.
Remplacer le tableur sur lequel tourne votre opération
Décrivez le processus, les gens qui le font tourner, et les systèmes à côté desquels il doit vivre. Nous vous dirons ce que nous construirions, ce que nous laisserions tel quel et ce que cela coûterait.